在推行過程方法審核的過程中,收到審核員反饋的許多比較有代表性的問題。為了解答這些問題,進(jìn)行了仔細(xì)研究和思考,并依據(jù)多年的審核經(jīng)驗(yàn)及受審核組織的實(shí)際情況,對(duì)問題進(jìn)行了解答。下面選出部分具有代表性的問題及解答思路,僅供審核員參考。
問題一
策劃時(shí)按照不同產(chǎn)品和專業(yè)領(lǐng)域大過程進(jìn)行策劃,未細(xì)分到小過程,使審核時(shí)對(duì)管理過程審核交叉較多(如目標(biāo)管理、設(shè)備管理、監(jiān)視和測(cè)量資源的管理、人力資源的管理、知識(shí)的管理、風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的確定和控制等),該如何把握?
審核該過程的目標(biāo)及其實(shí)施措施的合理性和完成情況,對(duì)設(shè)備/監(jiān)視和測(cè)量資源/人力資源/知識(shí)的審核主要是看其在該過程的充分性、適宜性和有效性,關(guān)鍵是看結(jié)果,看結(jié)果能否保證過程目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇也是該過程中影響目標(biāo)達(dá)成的因素,若公司和其他過程的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇影響本過程目標(biāo)的達(dá)成,也應(yīng)一并審核其控制情況。
對(duì)于目標(biāo)管理、設(shè)備管理、監(jiān)視和測(cè)量資源的管理、人力資源的管理、知識(shí)的管理、風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇的確定和控制等公司整體管理過程的審核,可作為單獨(dú)的分過程,按PDCA實(shí)施審核,如策劃方案或計(jì)劃、實(shí)施情況、監(jiān)督檢查的情況、對(duì)出現(xiàn)問題時(shí)的整改情況、對(duì)改進(jìn)的策劃及實(shí)施等。
問題二
管理過程未進(jìn)行細(xì)分,導(dǎo)致審核系統(tǒng)性不強(qiáng),且在管理過程EMS和OHSMS審核工作量很大,審核會(huì)不充分。
可將管理過程進(jìn)行細(xì)分(如目標(biāo)管理、設(shè)備管理、監(jiān)視和測(cè)量資源的管理、人力資源的管理、知識(shí)的管理),細(xì)分的程度依據(jù)企業(yè)的復(fù)雜程度而定,而EMS和OHSMS可依據(jù)獨(dú)立的輔助和附屬活動(dòng)(如污水處理站、食堂、鍋爐房、庫(kù)房等)實(shí)施過程審核(環(huán)境因素/危險(xiǎn)源——目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)措施——運(yùn)行控制/應(yīng)急預(yù)案——監(jiān)視和測(cè)量——改進(jìn))。
問題三
現(xiàn)場(chǎng)審核中,對(duì)過程中的資源條款應(yīng)審核到什么程度?每一過程均審核到了資源,是否還需要將資源的管理作為單獨(dú)的過程進(jìn)行審核?它們之間的關(guān)聯(lián)性如何把控?
產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)和服務(wù)提供過程中的資源主要審核其是否滿足實(shí)現(xiàn)過程目標(biāo)的需求,是否充分和有效;而資源的管理過程,主要按照PDCA的思路審核其獲取、識(shí)別、提供、評(píng)價(jià)、考核、改進(jìn)等。若在管理過程中對(duì)資源條款不安排單獨(dú)的過程審核,則產(chǎn)品和服務(wù)實(shí)現(xiàn)過程中應(yīng)按PDCA的思路審核過程中的資源(應(yīng)依據(jù)受審核組織的職能分配而定)。
問題四
對(duì)于QMS、EMS和OHSMS三標(biāo)結(jié)合審核如何實(shí)施過程審核?EMS/OHSMS是否可以按照過程+場(chǎng)所實(shí)施審核?
EMS、OHSMS以QMS識(shí)別出的過程為基礎(chǔ),若過程中有獨(dú)立運(yùn)行的場(chǎng)所和活動(dòng)(如生產(chǎn)車間、維修車間、化學(xué)品倉(cāng)庫(kù)等),可以將獨(dú)立運(yùn)行的場(chǎng)所和活動(dòng)按過程單獨(dú)實(shí)施審核;若QMS識(shí)別出的過程中的環(huán)境因素或危險(xiǎn)源類似,控制要求類似,也可以將幾個(gè)類似的過程(如行政管理過程)結(jié)合一起按PDCA實(shí)施審核(環(huán)境因素/危險(xiǎn)源——目標(biāo)及實(shí)現(xiàn)措施——運(yùn)行控制/應(yīng)急預(yù)案——監(jiān)視和測(cè)量——改進(jìn))。
問題五
過程審核中涉及哪些要素?
每一過程均按照PDCA實(shí)施審核,則產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)和服務(wù)提供過程至少涉及的要素為:6、7、8中的過程提供控制要素以及9.1.1、9.1.3、10,目標(biāo)管理和資源管理過程審核可以不涉及第8章。
問題六
過程審核中如何分配專業(yè)審核員?
主要生產(chǎn)和服務(wù)提供過程以及產(chǎn)品和服務(wù)的設(shè)計(jì)開發(fā)過程的審核應(yīng)安排專業(yè)審核員審核,輔助生產(chǎn)過程中需要專業(yè)支持的過程(如專用設(shè)備設(shè)施的管理、檢驗(yàn)過程)應(yīng)由專業(yè)審核員審核,其余過程可由非專業(yè)審核員審核。
問題七
采用過程方法審核時(shí),支持性的過程:7.1.2人員、7.1.3基礎(chǔ)設(shè)施、7.1.4過程環(huán)境、7.1.5監(jiān)視測(cè)量資源、7.1.6組織知識(shí)、7.2能力、7.3意識(shí)、7.4溝通、7.5成文信息等基本在過程審核記錄中體現(xiàn)出來了,是否可以不再對(duì)這些過程進(jìn)行審核?
這些條款的主責(zé)部門往往不是業(yè)務(wù)主要過程的主責(zé)部門,在業(yè)務(wù)主要過程審核中,一般審核的是這些條款的結(jié)果是否滿足過程的需求,而并未審核對(duì)這些支持性過程的管理,故還應(yīng)審核主責(zé)部門的管理情況(PDCA),可以將支持性過程結(jié)合起來審核。
問題八
采用過程審核時(shí),針對(duì)每個(gè)過程都查了:過程風(fēng)險(xiǎn)、過程的監(jiān)視和測(cè)量、分析和評(píng)價(jià)、不合格和糾正措施和變更,是否可以不再單獨(dú)審核9.1.1、9.1.3、10.2、6.1、6.3?
公司級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)與機(jī)遇、監(jiān)控、分析和評(píng)價(jià)、不合格和糾正措施和變更,在管理層和體系主控部門應(yīng)安排審核并進(jìn)行總體評(píng)價(jià)。
問題九
體系標(biāo)準(zhǔn)第8章運(yùn)行總計(jì)有:8.1;8.2;8.3;8.4;8.5;8.6;8.7等7個(gè)要素,其中8.1運(yùn)行策劃和控制要素,提出了(8.2、8.3、8.4、8.5、8.6)運(yùn)行的策劃和控制要求,8.1是否需要按照過程方法審核?每個(gè)運(yùn)行過程都查了策劃,是否8.1可以不再單獨(dú)審核;第8章除不適用條款以外,是不是每個(gè)企業(yè)都是這些過程?即:產(chǎn)品和服務(wù)的要求、設(shè)計(jì)和開發(fā)、外部提供的過程和產(chǎn)品、生產(chǎn)和服務(wù)提供、產(chǎn)品和服務(wù)放行、不合格品控制等過程。過程方法審核是不是針對(duì)上面的過程采用過程方法審核?
每個(gè)運(yùn)行過程都查了策劃,若審核充分,8.1可以不再單獨(dú)審核;企業(yè)的過程差別很大,尤其是服務(wù)過程,生產(chǎn)企業(yè)一般與標(biāo)準(zhǔn)的大過程類似,但企業(yè)往往會(huì)分為許多小過程,尤其是對(duì)生產(chǎn)過程會(huì)細(xì)分,因不同產(chǎn)品的生產(chǎn)過程不同,同一產(chǎn)品也會(huì)有許多生產(chǎn)工序,故并不是僅針對(duì)上面問題中所闡述的過程采用過程方法審核,應(yīng)依據(jù)企業(yè)的實(shí)際過程實(shí)施審核。
問題十
企業(yè)沒有按照過程方法建立體系和進(jìn)行管理,審核還局限于部門職能審核,怎么辦?
有些部門目標(biāo)實(shí)際是過程目標(biāo),一般而言企業(yè)都有過程關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)、職責(zé)、過程運(yùn)行準(zhǔn)則,資源也提供了,輸入輸出也均有,只是他們沒有過程的概念,審核員應(yīng)充分理解并收集信息,判定過程運(yùn)行的有效性并找出改進(jìn)點(diǎn)。
問題十一
對(duì)6.1、6.3、8.5.6、9.1.1這些條款審核時(shí),如何在過程方法審核計(jì)劃中體現(xiàn),具體應(yīng)該審核到什么深度,審核員把握不好。
在過程的審核要素中應(yīng)體現(xiàn),審核該過程需應(yīng)對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)和機(jī)遇、過程質(zhì)量目標(biāo)、過程更改和過程監(jiān)控即可。
問題十二
多數(shù)企業(yè)每個(gè)部門通常都只安排一個(gè)人迎接審核,而我們按過程實(shí)施審核時(shí)(尤其產(chǎn)品線較多時(shí)),難以避免地會(huì)發(fā)生多人基于不同過程審核同一個(gè)人,非常影響審核進(jìn)度。
可以先留下待追蹤問題或請(qǐng)其他審核員幫助追蹤。如審核到人員的資質(zhì)問題,可能均在人力資源部,則可記下人名,讓審核人力資源過程的審核員進(jìn)行追蹤審核;又如審核計(jì)量器具的檢定,可能在計(jì)量管理部門,則可記下計(jì)量器具的名稱和型號(hào),讓審核計(jì)量管理過程的審核員進(jìn)行追蹤審核。